Los sistemas organizativos desarrollados en las primeras etapas comienzan a ser ineficaces, debido al aumento de la carga de trabajo y a la necesidad de una mayor estructuración de la información.
En Minimum.run hemos estado iterando nuestro sistema de gestión de tareas y proyectos que empezó con Notion y pasó por Clubhouse, una herramienta más enfocada a los desarrolladores. No encontrábamos una herramienta que se adaptara a las necesidades del equipo, facilitara la comunicación con nuestro cliente y mantuviera la última versión de la información en un lugar centralizado. Por eso decidimos implementar Basecamp como herramienta de gestión de tareas y comunicación con clientes. Y en este post os contaremos lo que hemos aprendido, como resultado de 2 meses utilizando esta herramienta en nuestro día a día
¿Qué es Basecamp?
Basecamp es una compañía basada en Chicayo y fundada por Jason Fried en 1999, que poco a poco ha ido pivotando hacia una compañía de desarrollo de aplicaciones web.
Son los creadores de la metodología shape-up, metodología que utilizamos en minimum adaptada a nuestras necesidades, y tienen un enfoque en el desarrollo de productos muy centrado en la resolución de problemas tangibles de los usuarios, sobre todo en pequeños detalles o funcionalidades. Basecamp 3, es en sus propias palabras - "más que una herramienta de gestión de proyectos - una mejor manera de trabajar" y esa es una de las principales características de Basecamp, que veremos a lo largo de este post. Funciona mejor cuanto más se utiliza esta herramienta.
Centrada en el principio de menos es más, esta herramienta pretende sustituir al gestor de tareas, a la mensajería instantánea (Slack o Discord) e incluso al correo electrónico.
Basecamp utiliza un sistema de gestión basado en proyectos.
Cada proyecto incluye toda la información que puedes necesitar dentro del proyecto, así como las personas que realmente deben estar en el proyecto. El objetivo es tener toda la información de un proyecto en un solo lugar y que todas las personas que necesiten estar informadas tengan acceso a la información de forma clara y sencilla.
Todas las herramientas que necesitas, en un solo lugar
Basecamp incluye dentro de cada proyecto 6 herramientas. Cada una tiene su funcionalidad específica.
- Message Board: Una herramienta para crear comunicados y transmitir la información necesaria tanto al equipo como a los clientes. Permite crear posts en los que se pueden añadir comentarios, manteniendo la conversación centralizada en un solo lugar. Lo especial de esta funcionalidad y lo que supone una ventaja añadida es que envía estos posts como correos electrónicos, que pueden ser respondidos directamente por el cliente desde su dirección de email.
Esto significa que puedes utilizar este canal para gestionar las comunicaciones con los clientes dentro de una misma plataforma, con la libertad de que el cliente decida si quiere responder por Basecamp o por correo electrónico.
- Campfire: Una mensajería instantánea integrada dentro de cada proyecto que permite mantener conversaciones tanto internas con el equipo como externas con el cliente.
- To-do list: El gestor de tareas de cada proyecto, organizado en un sistema de listas. Esto permite agrupar las diferentes tareas según el ámbito al que correspondan, como por ejemplo todas las tareas relacionadas con el Diseño, todas las tareas relacionadas con el Producto, etc....
Dentro de cada tarea, se puede asignar un propietario -que es la persona encargada de realizar la tarea-, un supervisor al que se le avisará cuando la tarea esté terminada (se pueden añadir plazos) y añadir una descripción o notas. Además, se pueden hacer comentarios sobre la propia tarea para resolver todas las dudas puntuales sobre la misma.
Cabe destacar que esta funcionalidad está muy bien diseñada para trabajar siguiendo la metodología Shape Up, pudiendo crear más listas a medida que se reduce la incertidumbre del proyecto. Sin embargo, se puede adaptar a las necesidades de otras metodologías de trabajo.
- Schedule: Permite tener una visión global de las fechas del proyecto, siguiendo un estilo particular de visualización y vinculándolo a tu propio calendario.
- Docs&Files: Un lugar donde organizar todos los archivos y documentos relacionados con el proyecto.
- Automatic Check-ins : Si lo deseas, puedes hacer preguntas o comprobaciones recurrentes (con la frecuencia que decidas) para, por ejemplo, hacer un estado diario.
Todas estas herramientas funcionan juntas para ofrecerte el conjunto de herramientas que necesitas para gestionar un proyecto. Sin embargo, es posible que no necesites utilizar todas las herramientas en todos los proyectos, o que prefieras utilizar algunas de ellas en otro lugar. Por eso vamos a ver cómo la utilizamos en minimum.
¿Cómo utilizamos Basecamp en minimum?
Una vez que tenemos una visión global de las posibilidades que ofrece Basecamp, en minimum hemos decidido utilizarla como herramienta de gestión de proyectos, tanto a nivel interno como con los clientes.
Una de las ventajas de Basecamp para gestionar proyectos con clientes es que puedes invitarlos al proyecto y tener control sobre la información que el cliente puede ver. Aunque no es un control total, sí que puedes tener cierta separación, por ejemplo, crear Message Boards privados para el equipo, tener un Campfire sin el cliente o mostrar un roadmap de tareas más simplificada para el cliente y con más detalle para el equipo.
Por eso, en los proyectos con clientes, les invitamos para que tengan visibilidad de cómo avanza el proyecto, teniendo siempre la opción de interactuar con el equipo por correo electrónico, si así lo prefieren.
Basecamp, además de trabajar por proyectos, permite crear equipos para tener una conversación estructurada por departamentos o equipos dentro de la empresa. Esto es muy útil para poder segmentar la conversación y no añadir ruido a las personas que no lo necesitan.
También tenemos un canal, al que hemos llamado MinimumHQ, en el que está presente toda la empresa y lo utilizamos como canal de comunicación centralizado, para hablar tanto de temas relacionados con el trabajo como no relacionado - por ejemplo comunicar ausencias, noticias, compartir información...
Gestión de tareas y notificaciones
Una de las grandes ventajas de Basecamp es que organiza las notificaciones de una manera particular - se necesita algún tiempo para acostumbrarse a ello - pero te ofrece un control muy granular sobre las notificaciones que quieres recibir y
En la bandeja Hey! recibirás todas las notificaciones de los proyectos o equipos en los que estés, para que puedas decidir cuándo consultarlas y revisar todas las novedades del equipo. Si quieres tener un filtrado más específico de la información, tienes la pestaña de Actividad, muy útil para las personas encargadas de gestionar diferentes proyectos o diferentes equipos, ya que te permite tener un vistazo rápido del estado de cada uno de los proyectos, así como una visión general de la carga de trabajo del equipo.
Sin embargo, esta bandeja se llena rápidamente cuando trabajas en un equipo grande, por eso han implementado una pestaña Mis cosas, que te permite tener una visión más particular de tu trabajo.
Basecamp en el día a día: un pequeño balance
Desde que dimos el salto a Basecamp hace casi dos meses, hemos encontrado una serie de ventajas en cuanto a organización, comunicación y mayor asincronía. Sin embargo, no hemos abandonado Notion, una herramienta que de momento nos sigue apoyando en algunas tareas, así como en la gestión interna del equipo.
Los PROS de Basecamp:
- Mejor gestión de las tareas: El sistema de organización de tareas por proyectos, las diferentes listas y la posibilidad de añadir sólo a las personas que tienen que estar al tanto del proyecto hace que se tenga una buena visión general de las tareas. Genera automáticamente una lista de tareas muy útil para cada persona y especialmente útil para aquellas personas que son responsables de proyectos.
- Una organización basada en proyectos: Por la forma en que está organizado Basecamp, facilita la creación y organización de la información en proyectos, lo que se adapta muy bien a nuestra forma de trabajar.
- Incluye al cliente en los proyectos: Basecamp está muy pensado para trabajar con los clientes dentro de los propios proyectos, lo que crea un lugar centralizado para toda la información y el trato con el cliente, que puede ver en tiempo real el estado del proyecto.
- Comunicación por correo electrónico: Una de las mayores ventajas de utilizar Basecamp para la gestión de clientes es que todas las comunicaciones del tablón de anuncios llegan al cliente por correo electrónico y pueden ser respondidas desde allí, integrándose las respuestas directamente en Basecamp.
- Gestión de notificaciones: Puedes tener una granularidad muy profunda de las notificaciones que quieres recibir, incluso activando un modo de concentración, para evitar recibir notificaciones cuando no quieres verlas.
- Aplicación móvil: Tener la posibilidad de disponer de toda la información necesaria en una aplicación para tenerla a mano incluso fuera de tu lugar de trabajo.
Y las partes que creemos que podrían mejorarse:
- No es una herramienta para trabajar en el proyecto: Para cosas como el Pitch o el documento sí, pero debemos recurrir a herramientas como las Google Sheets o Slides para ciertos elementos. Para cosas como estas utilizamos Notion, o la suite de Drive ya que nos da una mayor riqueza en cuanto a formato y opciones.
Ejemplos de esto son trabajar en una hoja de ruta o una presentación. Existe la opción de añadir documentos y archivos, pero no tiene capacidad de edición integrada.
- Es un paso más hacia la asincronía. Y aunque no es un punto malo en sí mismo, no es una herramienta que fomente las conversaciones espontáneas o no relacionadas con el trabajo con los compañeros. Y aunque esto es una ventaja para mantener la concentración y ser productivo, es imperativo tratar de encontrar un equilibrio entre ambos y encontrar una manera de tener una conexión más informal con el equipo.
- No es posible tener dos Campfires cuando se trabaja con un cliente, lo que significa que no se puede aprovechar esta funcionalidad para separar los mensajes internos del equipo de lo que se quiere que vea el cliente.
Conclusiones sobre Basecamp
En resumen, Basecamp es una herramienta muy interesante para servir de gestor de proyectos y tareas, que ha mejorado nuestra organización en cuanto a proyectos, comunicación y cantidad de información disponible. Sin embargo, es una herramienta que necesita de otras para terminar de ofrecer la capacidad de trabajo que necesitamos, como Notion para trabajar en proyectos, Google Presentations para presentaciones a clientes... Teniendo en cuenta que ninguna herramienta es perfecta, debemos elegir la que menos fricciones introduzca a la hora de utilizarla en nuestro trabajo diario, a la vez que consiga actuar como "fuente de la verdad" y ofrecer toda la información necesaria a los miembros del equipo. Creemos que el cambio ha sido a mejor, por lo que de momento será la herramienta de elección dentro del equipo.
Seguiremos iterando y experimentando con nuevas formas de optimizar nuestro día a día, pero por el momento creemos que el cambio ha sido para mejor.
